초보 법인사장님을 위한 간단한 증빙관리법

처음 법인을 설립을 하거나, 개인사업을 하다가 법인전환을 하여 법인의 장부관리에 대해 낯설고 어렵게 생각하시는 사장님들이 많습니다. 일단 설립부터 개인사업자와는 다르게 법인등기부등본부터 시작하여 임원, 주주, 등 낯선용어들이 등장하고, 법인통장의 자금을 마음대로 사용하기도 어려울뿐더러, 각종 관련 서류도 많기 때문입니다.

 

 

 

지금부터 초보 법인사장님들을 위해서 복잡한 내용은 차치하고, 당장에 필요한, 그리고 간단한 내용으로 증빙관리법을 안내해드립니다.

 

 

 

1. 법인통장의 거래내역과 거래증빙서류간의 연계

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법인은 법인통장을 기준으로 모든 행위가 이루어진다고 보셔야 합니다. 따라서, 법인통장에서 발생한

입금 및 출금내역에 대해서는 사장님이나 실무담당자가 모두 꿰뚫고 있어야 하며, 건별로 거래증빙을

확보하여 거래내역과 연계를 시켜놓아야 합니다.

 

법인통장의 내역에 대해서 사업주나 실무담당자가 모르는 부분은 어느 누구도 알 수 없고, 회계장부 작성이 곤란해지게 됩니다.

 

거래증빙이란 세금계산서, 계산서, 카드전표, 현금영수증, 간이영수증, 각종 계약서 등 모든 증빙입니다.

 

 

 

2. 세금계산서 발행분 매출과 매입에 있어 카드결제분과 중복되는 경우

 

이는 개인사업자 역시 동일하게 관리할 부분으로 특히나 법인은 더 신경써주셔야 합니다. 세금계산서로 매출이나 매입이 발생하고 이후에 카드로 결제되는 경우에 그 연결내역을 법인에서 관리해주셔야 향후 부가가치세 신고시 및 회계장부작성시에 이중으로 계상되어 피해보는 일이 없습니다.

 

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3. 입고 및 출고, 그리고 재고관리

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도매, 소매, 제조 등 재고자산이 발생하는 업태의 경우 매년말 결산(회계장부 마감)을 하면서, 연도말의 재고자산 금액이 필요하며, 또한 이는 입고 및 출고 수량이나 금액과 관련이 있습니다. 당장에 법인세를 신고하기 위해서도 필요하지만, 향후에 어떠한 계기로 세무조사가 나왔을 경우 억울하게 세금내는 일이 없어야 하기 때문입니다. 매입거래처의 세무조사와 관련하여 해당 사업장까지 소명이 들어온 경우에 간혹 매입거래처의 실물거래는 인정하더라도 세금계산서 등을 억울하게 받지 못하는 등 매입누락으로 의심하는 사례도 있습니다. 이때, 매출누락혐의로 볼수가 있어 가능한, 입고 및 출고관리, 그리고 재고자산에 대한 수량 및 금액파악, 매입당시, 매출당시 근거자료, 입고 및 출고 사진, 전산자료내역 등 객관적인 자료를 많이 보관해두시는게 소명하기에 좋습니다.

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4. 법인의 모든 거래처에 대한 채권, 채무 잔액관리

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1인법인의 경우 사장님들이 시간이 없어서, 혹은 직원이 있어도 시간이 없어서라고 하여 아예 채권, 채무잔액관리에 무심한 경우도 있습니다. 법인은 위 1번과 같이 법인통장 기준으로 관리되므로, 모든 거래처와 관련하여 세금계산서 발행 및 수취분에 대한 입금과 송금이 어떻게 이루어지는지 세심하게 관리하시고, 나중에 세무대리인과 결산하면서 비교해 보셔야 합니다. 따라서, 사업주나 실무담당자는 채권과 채무에 대한 거래처잔액관리대장을 만들어야 합니다.

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4-1. 대출금, 국가지원금이 법인통장에 입금되지 않고 바로 거래처로 송금

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법인통장에 거래내역이 나타나지 않으므로, 거래처잔액관리에 누락이 될수도 있습니다. 특히 대출금과 국가지원금이 자주 발생하며, 법인통장에서 나타나지 않는 자금흐름은 꼼꼼하게 거래처채권채무대장에 관리하다가, 매년 회계장부 결산시에 세무대리인과 비교를 해보아야 합니다.

법인의 채권, 채무잔액이 맞지 않는 경우 나중 몇년뒤에 누적이 되면, 파악하기 곤란한 경우가 있고, 세무대리인 사무실에서도 관리가 되지 않아, 세무상 불이익이 발생해도 소명하기 어려워집니다.

 

 

 

초보 법인사장님들을 위해 당장에 필요한 증빙관리안내를 해드렸으나, 그래도 상당히 어렵게 느끼실수가 있습니다. 장부관리와 관련하여 궁금하신점이 있으면, 연락주시기 바랍니다.